Κατά τη διερεύνηση της υπόθεσης, η Αρχή απευθύνθηκε στον Πρύτανη του Πανεπιστημίου, επισημαίνοντας τις διατάξεις, βάσει των οποίων το Πανεπιστήμιο υποχρεούται να επιτρέψει την πρόσβαση της ενδιαφερόμενης στα αιτηθέντα στοιχεία.

Ειδικότερα, επισημάνθηκε ότι, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ.8 του άρθρου 6 κεφ.Δ του ν. 2083/92, «Τα πρακτικά των διαδικασιών εκλογής και εξέλιξης μέλους ΔΕΠ δημοσιεύονται κάθε χρόνο σε ιδιαίτερο τόμο με ευθύνη του αντιστοίχου τμήματος και είναι προσιτά σε κάθε ενδιαφερόμενο».

Επιπλέον, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 παρ. 1 και 2 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, «κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις». Το εν λόγω δικαίωμα κάμπτεται, μόνον εφόσον τα έγγραφα που ζητείται να τεθούν υπόψη του ενδιαφερόμενου περιέχουν στοιχεία σχετικά με την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου ή σχετίζονται με τις υπόλοιπες περιπτώσεις για τις οποίες δικαιολογείται κατά τον νόμο (άρθρο 5 παρ. 3 του ν.2690/99) η άρνηση χορήγησής τους.

Κατόπιν νεότερης όχλησης της Αρχής προς τον Πρύτανη του Πανεπιστημίου, λόγω υπέρμετρης καθυστέρησης απάντησής του στο προαναφερόμενο έγγραφο, απεστάλη η με αρ. πρωτ. 240/7.4.2008 γνωμάτευση της Νομικής Υπηρεσίας του Ιδρύματος, σύμφωνα με την οποία διατυπώνεται η άποψη ότι υφίσταται αδυναμία χορήγησης των αιτηθέντων αντιγράφων πρακτικών, λόγω της μη δημοσίευσης αυτών σε ιδιαίτερο τόμο. Όπως επισημαίνεται, «η δυνατότητα πρόσβασης στα πρακτικά των διαδικασιών εκλογής και εξέλιξης μέλους ΔΕΠ χωρίς επίκληση έννομου συμφέροντος προβλέπεται αποκλειστικά και μόνο μέσω του ειδικού-ιδιαίτερου τόμου. Επομένως ελλείψει του τόμου αυτού είναι απαραίτητη για την πρόσβαση στα ως άνω πρακτικά η επίκληση ειδικού έννομου συμφέροντος».

Καταλήγει, λοιπόν, η παραπάνω γνωμοδότηση ότι μέχρι τη δημοσίευση των αιτουμένων πρακτικών στον ειδικό τόμο, δεν είναι δυνατή η χορήγηση των αιτούμενων αντιγράφων χωρίς τη συνδρομή ειδικού έννομου συμφέροντος στο πρόσωπο του αιτούντος (σημειώνεται ότι ήδη είχε σημειωθεί καθυστέρηση στην έκδοση του σχετικού τόμου).

Ο Συνήγορος του Πολίτη επανήλθε με νέο έγγραφο αντιτείνοντας ότι η δημοσίευση σε ιδιαίτερο τόμο αποτελεί ενέργεια διαδικαστικού και τεχνικού χαρακτήρα, η οποία διευκολύνει, ενδεχομένως, το δικαίωμα πρόσβασης κάθε ενδιαφερομένου, σε καμμία όμως περίπτωση δεν αποτελεί προαπαιτούμενο για την ικανοποίηση του εν λόγω δικαιώματος. Η θέση αυτή ερείζεται στη γραμματική διατύπωση της εν λόγω διάταξης, παράλληλα όμως υπαγορεύεται και από τον σκοπό της που δεν είναι άλλος από τη διασφάλιση της διαφάνειας, της ασφάλειας δικαίου, αλλά και της προστασίας των δικαιωμάτων των συμμετεχόντων στις διαδικασίες εκλογής.

Ειδικότερα, η αρχή της διαφάνειας αφορά καθέναν έχοντα εύλογο ενδιαφέρον και όχι μόνο όσους διαθέτουν ειδικό έννομο συμφέρον, καθώς συνδέεται με τον ανοικτό, διαλογικό και εν τέλει δημοκρατικό τρόπο συγκρότησης των συλλογικών οργάνων που υλοποιούν το αυτοδιοίκητο των ΑΕΙ. Ως εκ τούτου, ειδικής αιτιολογίας χρήζει, κατά τεκμήριο, όχι το αίτημα πρόσβασης αλλά η άρνηση αυτής. Εν προκειμένω, τέτοια άρνηση δεν φαίνεται να δικαιολογείται ειδικά (λ.χ. σε περίπτωση που το αιτηθέν στοιχείο περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα τρίτου), αλλά αντίθετα αντλεί τη νομιμότητά της από την πιο περιοριστική εκδοχή της διαφάνειας, ότι δηλαδή δημοσιότητα των πρακτικών μπορεί να υφίσταται αποκλειστικά και μόνο δια μέσου της επίσημης έκδοσης του τμήματος όσο και αν αυτή καθυστερεί. Θα καθίστατο δε γράμμα κενό η σχετική διάταξη, αν η παράλειψη του Τμήματος, το οποίο έχει εκάστοτε την ευθύνη δημοσίευσης στον ειδικό τόμο, αποτελούσε «μανδύα νομιμοποίησης» για τον περιορισμό ή την αποστέρηση του δικαιώματος πρόσβασης σε κάθε ενδιαφερόμενο.

Ως εκ τούτου, σε συνδυασμό με τη διάταξη του άρθρου 5 παρ.1 του Κ.Δ.Δ., με την οποία κατοχυρώνεται το γενικό δικαίωμα κάθε πολίτη για πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα- στην ενδεικτική απαρίθμηση των οποίων περιλαμβάνονται και τα πρακτικά - χωρίς την υποχρέωση θεμελίωσης ειδικού έννομου συμφέροντος, η άρνηση των υπηρεσιών να χορηγήσουν στην αιτούσα αντίγραφο του εν λόγω εγγράφου στερείται νομίμου ερείσματος και έρχεται σε αντίθεση με τις αρχές της χρηστής και εμφανούς δράσης της διοίκησης.

Η τελική έκβαση
Σε συνέχεια του παραπάνω εγγράφου, ο Συνήγορος του Πολίτη έγινε αποδέκτης κοινοποίησης εγγράφου του Πρύτανη του Πανεπιστημίου, ο οποίος επικαλούμενος προηγούμενο έγγραφο της Αρχής, προτρέπει τον Πρόεδρο του Τμήματος να χορηγήσει τα στοιχεία που ζητήθηκαν από την ενδιαφερόμενη εκδότρια του περιοδικού. Στη συνέχεια, η Αρχή ενημερώθηκε ότι απόσπασμα των εν λόγω πρακτικών χορηγήθηκε στην ενδιαφερόμενη.